Radiocommunicatie is de ruggengraat van onze operationale activiteiten
Serge Gilen, afdelingshoofd Facility Services VUB
Bewaking, afvalbeheer, uitbating van gebouwen, toegangsbeheer, circulatieplannen bedenken en verbeteren … het staat allemaal op het takenlijstje van het team Facility Services van de VUB. “Een universiteitscampus is eigenlijk een dorp in de stad. Wij zorgen dat alles loopt zoals het hoort, in en rond de campus. Communicatie is daarbij de lijm die alles bijeenhoudt.”
Het team van Facility Services bij VUB is 40 collega’s sterk. Campusgebruikers ontzorgen en ondersteunen, is de rode draad doorheen hun brede takenpakket. Serge Gilen: “Zorgen voor een inspirerende, functionele, aangename en veilige omgeving, is één van onze kerntaken. We houden toezicht op de operationele staat en beschikbaarheid van onze terreinen, meer dan 50 gebouwen en facilitaire voorzieningen. We waken over de naleving van de vereiste ondersteunende processen en zorgen voor netheid en veiligheid op onze campussen in Jette en Etterbeek. Bepaalde taken, zoals bewaking en reiniging, besteden we uit.”
Veiligheid is topprioriteit
Bij de VUB werken in totaal 4000 medewerkers. Duizenden studenten volgen er dagelijks les, en we hebben een 1450-tal studenten die verblijven in een studentenkamer. Veiligheid op de campussen is dan ook een topprioriteit. Serge: “We hebben 24/7 bewaking op elke site en maken gebruik van technologie zoals elektronische registratiesystemen en videomanagement om de veiligheid te waarborgen. Voor elk incident is de campusbewaking het eerste aanspreekpunt. Zij patrouilleren dag en nacht. Indien nodig contacteren zij meteen de hulpdiensten.”
Eigen noodnummer en centrale meldkamer
Elke campus heeft ook een eigen noodnummer en er is een centrale meldkamer waar de noodoproepen en incidentmeldingen binnenkomen. Serge: “Uiteraard beschikken we ook over een uitgebreid intern noodplan met duidelijke procedures voor diverse situaties, van brand en bomalarm tot ernstige technische storing of incidenten met gevaarlijke stoffen.”
Vinger aan de pols van de gebruikers
Nauw samenwerken met studenten en het personeel om de best mogelijke ondersteuning te kunnen bieden, vindt Serge een evidentie. Serge: “We organiseren bevragingen, hebben regelmatig overleg en nemen deel aan diverse commissies. Uit die overlegmomenten komen vaak actiepunten waarmee we aan de slag gaan. Studenten hadden bijvoorbeeld aangegeven dat ze zich op bepaalde plekken onveilig voelden. We hebben dan extra bewakingsrondes ingepland en de verlichting aangepast. Met ons actieplan ‘Veilige campus’ zetten we ook sterk in op preventie. En dit op meerdere terreinen: van mobiliteit tot grensoverschrijdend gedrag. De bekendheid van de bewaking verhogen, is daar één onderdeel van. Op onthaaldagen en tijdens de kick-off stelt de bewaking zichzelf voor en studentenverenigingen krijgen uitleg over hoe de bewaking werkt. Dat alles ondersteunen we met interne communicatiecampagnes: affiches, flyers en gadgets met het noodnummer, digitale signalisatieschermen, enz.”
ASTRID als primair communicatiemiddel
In de dagelijkse werking van het team is het radionetwerk van ASTRID het primaire communicatiemiddel tussen de centrale meldkamer en de agenten op de campus. Serge: “We hebben drie gespreksgroepen, waarvan we er één reserveren voor evenementen. Spraakcommunicatie werkt prima voor ons. Het is snel, het werkt altijd, het is goed ingeburgerd. Wij waarderen ook de grote beschikbaarheid van het ASTRID-netwerk. Efficiënte operaties en snelle reactietijden zijn in de wereld van Facility Services van groot belang. De agenten die controlerondes doen, beschikken over een PDA om vaststellingen te doen van bijvoorbeeld vandalisme. De evolutie naar een nieuw 4G/5G-radionetwerk waar ASTRID nu werk van maakt, is wel iets waar we naar uitkijken. Dankzij de grotere capaciteit kunnen we dan extra functies integreren, zoals geavanceerde locatietracking of beeldcommunicatie voor betere beoordelingen van situaties.”
Digitale en technologische stroomversnelling
Serge stelt vast dat zijn vakgebied volop in een digitale en technologische stroomversnelling zit. “Het gebruik van elektronische hulpmiddelen en multimedia is niet meer weg te denken op het vlak van rapportering, visualisatie van inbraak- en brandsystemen, camerabewaking, toegangsbeheer … Dé uitdaging met nieuwe technologieën is om steeds binnen het kader van de regelgeving te blijven werken, die op haar beurt ook steeds complexer wordt: AVG, camerawet, CAO 68, wetgeving private en bijzondere veiligheid, noem maar op. Dat is met vernieuwingen in communicatietechnologie en data-uitwisseling niet anders.”
MyASTRID
Futureproof blijven op het vlak van technologische oplossingen is één zaak. Maar hoe ondernemend is ASTRID in het versterken van haar dienstverlening aan gebruikers? Serge: “Het MyASTRID-platform vind ik een goed voorbeeld van het ondersteunen en ontzorgen van gebruikers. In dit digitale tijdperk verwacht je dat een product of dienst op elk ogenblik en vanop elke plek toegankelijk is. Via MyASTRID kan ik heel eenvoudig en op elk moment de abonnementen van onze 14 toestellen beheren, wijzigingen doorgeven en incidenten melden.”
