Les radiocommunications sont la clé de voûte de nos activités opérationnelles
Serge Gilen, responsable du département Facility Services de la VUB
Surveillance, gestion des déchets, exploitation des bâtiments, contrôle des accès, conception et amélioration des plans de circulation... toutes ces tâches sont dévolues à l’équipe du département Facility Services de la VUB. « Un campus universitaire s’apparente à un véritable village au cœur de la ville. Nous faisons en sorte que tout se passe comme il le faut sur le campus et aux alentours. La communication est le ciment de nos activités. ».
À la VUB, l’équipe du département Facility Services compte 40 personnes. Le fil rouge qui relie chacune de leurs vastes attributions se résume comme suit : soutien des usagers du campus et prise en charge de tout ce qui pourrait leur poser problème. Serge Gilen : « L’une de nos principales missions est de créer un environnement sûr, agréable, fonctionnel et inspirant. Nous assurons la surveillance de la disponibilité et de l’état opérationnel de nos sites, de nos plus de 50 bâtiments et de nos installations techniques. Nous veillons au respect des processus d’appui nécessaires et assurons la propreté et la sécurité de nos campus de Jette et d’Etterbeek. Nous externalisons certaines tâches, notamment le gardiennage et le nettoyage. »
La sécurité, notre priorité absolue
Au total, 4000 personnes travaillent à la VUB. Chaque jour, des milliers d’étudiants y suivent des cours et environ 1450 d’entre eux occupent un logement universitaire. La sécurité sur les campus est par conséquent une priorité absolue. Serge : « Chaque site est surveillé 24 h/24, 7 j/7. Nous avons recours à des technologies comme la gestion vidéo et les systèmes d’enregistrement électroniques pour garantir la sécurité. Les agents de sécurité sont les premiers interlocuteurs pour tout incident survenant sur le campus. Ils patrouillent jour et nuit. Ils contactent immédiatement les services de secours en cas de nécessité. »
Numéro d’urgence et dispatching centralisé spécifiques
Chaque campus dispose également de son propre numéro d’urgence et d’un dispatching centralisé qui prend en charge les appels d’urgence et les rapports d'incidents. Serge : « Nous avons évidemment mis au point un plan d’urgence interne détaillé, assorti de procédures claires pour diverses situations, des incendies aux alertes à la bombe en passant par les graves défaillances techniques ou les incidents impliquant des substances dangereuses. »
À l’écoute des usagers
Pour Serge, travailler en étroite collaboration avec les étudiants et le personnel afin de garantir la meilleure assistance possible est une évidence. Serge : « Nous questionnons les usagers via des enquêtes, nous organisons régulièrement des concertations et nous sommes membres de divers comités. Ces moments de concertation débouchent souvent sur des points d’action à concrétiser. Par exemple, les étudiants nous avaient signalé qu’ils ne se sentaient pas en sécurité à certains endroits. Nous avons donc planifié des rondes supplémentaires et modifié l’éclairage. Notre plan d’action “Campus sûr” met aussi fortement l’accent sur la prévention, et ce, dans plusieurs domaines, de la mobilité aux comportements abusifs. Sensibiliser davantage le public à notre travail de surveillance en fait partie. Les agents de sécurité se présentent lors des journées d’accueil et à la rentrée, et les associations d’étudiants reçoivent des explications sur le fonctionnement de la surveillance. Dans la même optique, des campagnes de communication sont aussi organisées en interne à l’aide d’affiches, de prospectus, de gadgets affichant le numéro d’urgence, d’écrans de signalisation numériques, etc. »
ASTRID, notre principal moyen de communication
Pour mener à bien ses opérations au quotidien, l’équipe utilise le réseau radio d’ASTRID comme principal moyen de communication entre le dispatching centralisé et les agents patrouillant sur le campus. Serge : « Nous utilisons trois groupes de communication, dont un réservé aux événements. La communication vocale fonctionne parfaitement pour nous. C’est rapide, fiable en toute circonstance et tout le monde y est habitué. Nous apprécions également la grande disponibilité du réseau ASTRID. Dans l’univers de Facility Services, l’efficacité des opérations et la rapidité des délais de réaction sont extrêmement importantes. Les agents qui effectuent des rondes de contrôle disposent d’un PDA (assistant numérique personnel) pour procéder à divers constats, par exemple de vandalisme. La transition vers un nouveau réseau radio 4G/5G qu’ASTRID est en train de mettre en œuvre est une chose que nous attendons avec impatience. Grâce à ces capacités renforcées, nous pourrons intégrer de nouvelles fonctions comme la géolocalisation avancée ou la communication vidéo pour une meilleure évaluation des situations. »
Un coup d’accélérateur numérique et technologique
Serge constate que son secteur est en pleine mutation numérique et technologique. « L’utilisation de dispositifs électroniques et multimédias est désormais indissociable d’opérations telles que l’établissement de rapports, la visualisation des systèmes anti-incendie et antieffraction, la vidéosurveillance, le contrôle des accès, etc. Le défi ultime lié aux nouvelles technologies est de rester en permanence dans le cadre réglementaire, qui devient sans cesse de plus en plus complexe. Pensez par exemple au RGPD, à la loi caméras, à la CCT 68, à la législation relative à la sécurité privée et particulière, et à bien d’autres. Impossible d’échapper à cet aspect du travail lorsqu'il s’agit d’innovations en matière d’échange de données et de technologies de communication. »
MyASTRID
En matière de solutions technologiques, passer l’épreuve du temps est une chose, mais dans quelle mesure ASTRID met-elle tout en œuvre pour renforcer ses services aux utilisateurs ? Serge : « Je trouve que la plateforme MyASTRID est un bon exemple de soutien et de prise en charge des problèmes des utilisateurs. À l’ère numérique, il est normal qu’un produit ou service soit accessible partout et à tout moment. MyASTRID me permet de gérer les abonnements de nos 14 appareils, de communiquer d’éventuelles modifications et de signaler des incidents à tout moment et en toute simplicité. »
